Zorg ervoor dat de tools die je in huis hebt (of ontwikkelt) prettig, gemakkelijk en toegankelijk zijn. Neem de tijd om je medewerkers er kennis mee te laten maken, train ze waar nodig en bespreek het gebruik samen.
Onderzoek of er behoefte is aan maatwerk van digitale middelen of juist niet. Maatwerk kan ervoor zorgen dat een digitale tool precies aansluit bij de situatie en behoefte in je organisatie. Tegelijk kan het ook zorgen voor onnodige complexiteit, wat voor een extra drempel zorgt bij je medewerkers. Zonder maatwerk kan een tool net iets minder goed aansluiten, maar biedt deze wel vaak overzichtelijke en gebruiksvriendelijke opties. Bijvoorbeeld: “Dit is onze nieuwe tool, hij heeft vier knoppen en dit kun je ermee.”
De effectiviteit en het plezier dat je medewerkers ervaren van digitale middelen, valt of staat met de toegankelijkheid en navigeerbaarheid ervan. Wanneer het veel extra tijd kost om te gebruiken, of irritatie oplevert door bijvoorbeeld onoverzichtelijkheid, biedt dit minder meerwaarde voor je medewerkers. Bedenk bijvoorbeeld of een tool wel of niet mobiel beschikbaar moet zijn. Is het fijn voor je medewerkers als ze even snel tussendoor op de mobiele telefoon of tablet een rapportage kunnen bijwerken? Of moeten ze dit juist op een specifieke laptop of computer doen? Hoe ziet dit eruit in het verloop van hun werkdag? Krijgen ze hier extra tijd voor? Hoe verloopt de inlogprocedure van de tool of app?
Ook continuïteit is belangrijk als het gaat om digitale tools. Wanneer je als organisatie te vaak kiest voor nieuwe platforms of tools, bemoeilijkt dit het gebruiksgemak voor medewerkers. Dit kost iedere keer tijd en energie voor hen om te wennen.
Angst en weerstand rond digitale middelen staan het gebruiksplezier in de weg. Ondersteun daarom medewerkers met handelingsverlegenheid of angst. Zet bijvoorbeeld een digicoach of enthousiaste collega in. Faciliteer hen met tijd, geduld en middelen. Belangrijk hierbij is om de blik op lange termijn te zetten en niet telkens in het moment in problemen oplossen te vervallen. Zo bevorder je geen zelfredzaamheid.
Bij het leren van nieuwe vaardigheden, of bekend raken met een nieuwe tool, maak je het beste gebruik van de kracht van herhaling. Plan regelmatig momenten in met aandacht en tijd om de tool te leren snappen. Probeer daarbij begrip te stimuleren bij de collega’s onder elkaar, zodat ze elkaar ondersteunen en verder helpen.
Meer lezen?
-
Kijk op digivaardigindezorg.nl
Checkvragen
1. Hoe komt het dat de medewerkers minder plezier ervaren als ze werken met digitale tools?
2. Ervaren de medewerkers handelingsverlegenheid, weerstand of angst?
3. Is er behoefte aan maatwerk wat betreft digitale tools? Of juist de simpelheid van standaard tools?
4. Zijn de digitale middelen simpel, toegankelijk en effectief te gebruiken?
5. Zijn de tools mobiel beschikbaar of juist niet? Waarom?
6. Kunnen de medewerkers vertrouwen op continuïteit in de digitale middelen van de organisatie?
7. Waar kunnen de medewerkers terecht voor ondersteuning, hulp of scholing rond de digitale middelen?
8. Zijn de medewerkers gefaciliteerd in het aanleren en wennen aan digitale middelen?
9. Stimuleer je zelfredzaamheid bij het aanleren en gebruik van digitale tools?